Joukkueen kalenteri ja harjoituksiin ilmoittautuminen

Joukkueen kalenterista pitäisi löytyä harjoituksen aika, paikka ja tieto siitä, ketkä ovat tulossa. Kun harjoituksiin ilmoittautuminen tapahtuu samassa paikassa, valmentaja voi viimeistellä ryhmäjaot ja harjoitteet vastausten perusteella.

Toimiva käytäntö tarvitsee myös yhteisen sopimuksen. Kuka vastaa lapsen puolesta? Milloin vastaus tarvitaan? Miten viime hetken muutos ilmoitetaan? Käydään nämä läpi yhden harjoitusviikon avulla.

Sopikaa missä ilmoittaudutaan ja mihin mennessä

Valitkaa joukkueelle yksi paikka, johon osallistuminen kirjataan. WhatsAppissa voi edelleen keskustella, mutta valmentajan ei tarvitse koota osallistujalistaa eri viestiketjuista.

Sopikaa ainakin nämä asiat:

• Vastaako pelaaja itse vai huoltaja hänen puolestaan?
• Kirjataanko sekä osallistuminen että poissaolo?
• Milloin vastauksen pitää olla valmentajan käytettävissä?
• Kenelle ilmoitetaan muutoksesta vastausajan päätyttyä?

Pakkalan Palloseuran pelaajaohjeessa ennakkoilmoittautuminen yhdistetään suoraan valmentajamäärän ja harjoitusohjelman suunnitteluun. Seuran käyttämä määräaika on sen oma käytäntö. Teidän kannattaa valita aika sen perusteella, milloin valmennus viimeistelee harjoituksen.

Jos harjoitus suunnitellaan edellisenä iltana, harjoituksen alkuun asetettu vastausaika tulee liian myöhään sitä työtä varten.

Kirjoita kalenteriin myös kokoontumisaika

Pelkkä "treenit tiistaina" ei kerro perheelle, milloin lapsen pitää olla valmis aloittamaan. Erota tarvittaessa kokoontuminen ja varsinainen kenttä- tai salivuoro.

Tässä kuvitteellinen esimerkki:

Jos harjoitusaika toistuu viikoittain, tapahtumat voi tehdä toistuvina. Tarkista silti lomat, poikkeusvuorot ja muuttuvat paikat. Kalenterissa oleva tapahtuma on perheelle lupaus siitä, että tieto on ajan tasalla.

Tarkista myös puuttuvat vastaukset

Oletetaan, että joukkueessa on 12 pelaajaa. Maanantai-iltana kahdeksan on ilmoittautunut mukaan, kaksi poissaolevaksi ja kaksi ei ole vastannut.

Suunnittelun pohjana on silloin kahdeksan ilmoittautunutta ja kaksi epävarmaa. Vastaamattomia ei pidä merkitä automaattisesti poissaoleviksi tai laskea varmoiksi osallistujiksi.

Tee kahdeksalle sopiva suunnitelma ja mieti samalla, miten kaksi lisää pääsee mukaan. Esimerkiksi kaksi 2v2-peliä muuttuu kahdeksi 3v2-peliksi, jos molemmat tulevat. Valitse harjoitteeseen sopiva kierto, jotta ylivoimapuoli vaihtuu.

Nettikoutsissa voi ottaa käyttöön sähköpostimuistutuksen niille pelaajille ja huoltajille, joiden vastaus puuttuu. Tarkista muistutuksen asetus ja ajoitus. Muistutus ei ratkaise tilannetta, jossa perhe ei näe tapahtumaa palvelussa tai ei tiedä, kenen pitäisi vastata.

Näytä huoltajalle yksi oikea ilmoittautuminen

Ensimmäisen tapahtuman kohdalla kannattaa varmistaa, että huoltaja näkee oikean lapsen ja osaa vastata hänen puolestaan. Lapsi ei tarvitse omaa sähköpostiosoitetta, kun huoltaja on liitetty hänen tietoihinsa.

Jos perheessä on useampi pelaaja, tarkistakaa jokaisen vastaus erikseen. Yhden lapsen osallistuminen ei kerro sisaruksen osallistumisesta.

Nettikoutsissa ilmoittautumisen määräajan jälkeen pelaaja tai huoltaja ei enää muuta vastausta itse. Valmentaja voi päivittää sen. Siksi joukkue tarvitsee sovitun tavan ilmoittaa esimerkiksi saman päivän sairastumisesta.

Liitä harjoitussuunnitelma tapahtumaan

Kun osallistujamäärä on selvillä, viimeistele harjoituksen sisältö. Tarkista ryhmät, tarvittavat välineet ja apuvalmentajien tehtävät. Voit käyttää apuna harjoitussuunnitelman pohjaa ja tunnin esimerkkiharjoitusta.

Nettikoutsissa tallennetun harjoitussuunnitelman voi liittää joukkueen tapahtumaan. Valmennus löytää silloin saman harjoituksen yhteydestä sekä käytännön tiedot että suunnitelman. Tarkista suunnitelman näkyvyys sen mukaan, kenelle se on tarkoitettu.

Kirjoita suunnitelmaan myös varavaihtoehto: "Jos pelaajia on kuusi, pelataan yksi 3v3 ja jätetään toinen alue pois." Silloin viime hetken poissaolo ei pakota aloittamaan suunnittelua alusta.

Viesti käytäntö perheille yhdellä esimerkillä

Voit muokata tämän tekstin omalle joukkueellesi:

Tiistain harjoituksen aika ja paikka löytyvät joukkueen kalenterista. Merkitkää lapsen osallistuminen tai poissaolo maanantaihin klo 20 mennessä. Vastauksista näemme, millaiset ryhmät harjoitukseen tarvitaan. Jos tieto muuttuu ilmoittautumisen sulkeuduttua, ottakaa yhteyttä vastuuvalmentajaan. Hän päivittää vastauksen tapahtumaan.

Kerro myös, mistä saa apua kirjautumiseen. Pelkkä vastausajan toistaminen ei auta perhettä, joka ei vielä näe joukkueen tapahtumia.

Jos seuranne on jo määrännyt ilmoittautumisjärjestelmän, sopikaa muutoksesta ennen uuden listan käyttöönottoa. Kahden rinnakkaisen osallistujalistan ylläpito lisää tarkistettavaa. Nettikoutsin harjoitussuunnittelua voi käyttää myös silloin, kun ilmoittautumiset hoidetaan muualla.

Aloita seuraavasta harjoituksesta

Nettikoutsin joukkuekalenteri, ilmoittautumiset ja läsnäolot kuuluvat ilmaiseen käyttöön. Joukkueen hallinta vaatii käyttäjätilin ja joukkueen käyttöoikeudet. Jos seura ei ole vielä ottanut joukkueen tietojen käsittelyä käyttöön, seuran ylläpitäjä viimeistelee käyttöönoton asetuksista. Luo joukkue ja lisää pelaajat sekä tarvittavat huoltajayhteydet ennen ilmoittautumisten keräämistä.

Kirjaudu tarvittaessa sisään. Avaa sitten Nettikoutsin kalenteri ja lisää seuraava harjoitus, kun joukkue on valmis. Varmista ensimmäiseksi, että yksi pelaaja tai huoltaja saa vastauksensa tallennettua. Kun se toimii, käy sama käytäntö läpi muun joukkueen kanssa.

Harjoituksen alettua merkitään erikseen, ketkä todella tulivat. Ilmoittautuminen auttaa suunnittelemaan etukäteen; läsnäolomerkintä täydentää tiedon jälkikäteen.