Harjoitusten läsnäoloseuranta käytännössä

Harjoitusten läsnäoloseurannassa kirjataan, ketkä todella osallistuivat harjoitukseen. Ilmoittautuminen kertoo etukäteen annetun vastauksen. Pidä nämä erillään, jotta viime hetken poissaolo, vastaamatta jättäminen ja puuttuva läsnäolomerkintä eivät sekoitu toisiinsa.

Sopikaa valmennuksessa, kuka merkitsee osallistujat ja milloin. Kun sama tehtävä tehdään jokaisessa harjoituksessa, tietoja voi käyttää myöhemmin ilman, että tapahtumia tarvitsee muistella viestiketjuista.

Ilmoittautuminen ja läsnäolo vastaavat eri kysymyksiin

Ennen harjoitusta tarvitset arvion osallistujamäärästä ryhmäjakoja ja välineitä varten. Opas joukkueen kalenteriin ja ilmoittautumisiin auttaa sopimaan vastauskäytännön. Harjoituksen alettua voit merkitä toteutuneen osallistumisen.

Kuvitteellisessa esimerkissä vastaukset ja toteuma näyttävät tältä:

Eelin kohdalla vastaus ja toteuma eroavat. Leo osallistui, vaikka vastaus puuttui. Oonan kohdalla ei vielä ole tietoa toteumasta. Pelkkä mukaan ilmoittautuminen ei täytä puuttuvaa läsnäolomerkintää.

Jos korjaat alkuperäisen vastauksen poissaoloksi vain saadaksesi listan näyttämään oikealta, et enää näe, mitä valmennus tiesi etukäteen. Erillinen läsnäolomerkintä säilyttää molemmat tiedot.

Sopikaa yksi kirjaaja jokaiseen harjoitukseen

Kirjaaja voi olla vastuuvalmentaja tai toinen joukkueen valmentaja. Tärkeintä on, että tehtävä kuuluu jollekin myös silloin, kun tavallinen tekijä on poissa.

Yksinkertainen rutiini toimii näin:

1. Avaa tapahtuman osallistujalista harjoituksen alettua.
2. Merkitse paikalla olevat ja varmista poissa olevat.
3. Korjaa merkintä, jos pelaaja saapuu myöhemmin.
4. Tarkista lopuksi, jäikö joku vahingossa merkitsemättä.

Nettikoutsissa läsnäolon voi merkitä tapahtuman alettua. Merkintä ei muuta pelaajan tai huoltajan ilmoittautumisvastausta.

Jos käytät toimintoa, joka merkitsee kaikki mukaan ilmoittautuneet paikalle, tarkista sen jälkeen poikkeukset. Muuten saat nopeasti täytetyn listan, mutta et välttämättä oikeaa läsnäolotietoa.

Laske osuus vain tapahtumista, joissa on merkintä

Oletetaan, että pelaajan kohdalla on kymmenen mennyttä harjoitusta. Kuudesta on merkintä paikalla, kahdesta ei paikalla ja kahdesta puuttuu merkintä.

Kaksi merkitsemätöntä harjoitusta eivät ole kaksi poissaoloa. Nettikoutsin läsnäolo-osuus lasketaan merkityistä tapahtumista. Jos merkintöjä ei ole lainkaan, pelaajalle ei näytetä nollan prosentin läsnäoloa.

Katso prosenttiluvun lisäksi, kuinka moneen merkintään se perustuu. Yksi osallistuminen yhdestä merkitystä tapahtumasta kertoo vähemmän harjoitusjaksosta kuin kahdeksan merkintää. Jos kirjauksia puuttuu paljon, korjaa käytäntö ennen kuin vertaat pelaajia lukujen perusteella.

Erota puuttuva vastaus ja poisjäänti

Joukkueen tilastoissa on hyödyllistä erottaa kaksi asiaa:

• Pelaaja ilmoittautui mukaan, mutta valmennus merkitsi hänet poissaolevaksi.
• Menneestä tapahtumasta puuttuu ilmoittautumisvastaus.

Ensimmäinen kertoo erosta suunnitellun ja toteutuneen osallistumisen välillä. Toinen kertoo ilmoittautumiskäytännöstä. Vastaamatta jättänyt pelaaja on voinut osallistua kaikkiin harjoituksiin.

Jos vastauksia puuttuu toistuvasti, tarkista ensin, näkeekö perhe tapahtumat palvelussa ja tietääkö huoltaja vastaavansa lapsen puolesta. Jos toteutuneita poissaoloja kertyy, kysy tilanteesta erikseen.

Positive Coaching Alliancen ohjeessa suositellaan selkeitä osallistumiskäytäntöjä sekä yhteydenottoa poissa olevaan pelaajaan tilanteen ymmärtämiseksi. Ohje muistuttaa myös, että pienet lapset ovat riippuvaisia siitä, että joku tuo heidät harjoituksiin.

Pelkkä luku ei kerro poissaolon syytä. Sitä kannattaa käyttää keskustelun lähtötietona, ei päätelmänä pelaajan motivaatiosta.

Tarkista aikajakso ennen vertailua

Nettikoutsin joukkueen tilastoista voi tarkastella viimeisiä 30 päivää, 90 päivää tai koko aikaa. Jos menneissä tapahtumissa on eri tapahtumatyyppejä, niitä voi rajata erikseen. Harjoitusten ja otteluiden yhteisluku vastaa eri kysymykseen kuin pelkkä harjoitusaktiivisuus.

Perutut tapahtumat eivät kuulu laskentaan. Kesken jakson liittyneen pelaajan aiempia tapahtumia ei tavallisesti lasketa mukaan. Jos hänelle on kuitenkin kirjattu vastaus tai läsnäolomerkintä aiempaan tapahtumaan, kyseinen tapahtuma huomioidaan.

Käytä samaa aikajaksoa, kun seuraat tilanteen muuttumista. Koko kauden prosentti ja viimeisen kuukauden prosentti eivät ole suoraan sama vertailu.

Pidä läsnäolot valmennuksen työvälineenä

Nettikoutsin läsnäolomerkinnät ja tilastot näkyvät joukkueen valmennukselle. Pelaajat ja huoltajat eivät näe läsnäolotilastoja. Heidän ilmoittautumisvastauksensa säilyvät erillisinä.

Valmennus voi käyttää tietoa esimerkiksi harjoitusjakson suunnitteluun. Jos osa ryhmästä oli poissa uuden harjoitteen esittelystä, seuraavan kerran alkuun voi tarvita lyhyen kertauksen. Pelaajakohtaiset asiat kannattaa selvittää perheen kanssa suoraan.

Kirjaudu tarvittaessa sisään. Avaa Nettikoutsin kalenteri, valitse joukkueen viimeisin harjoitus ja tarkista läsnäolot. Jos toteumaa ei enää tiedetä varmasti, jätä se merkitsemättä. Sovi seuraavaa harjoitusta varten kirjaaja, jotta uusi tieto syntyy silloin, kun se on helppo tarkistaa.