Henkilötietojen käsittelyehdot

Nämä ehdot määrittävät, miten Wingmen Oy käsittelee henkilötietoja sellaisen seuran lukuun, joka käyttää palvelun joukkueominaisuuksia: joukkueita, tapahtumakalenteria ja läsnäoloseurantaa. Ehdot ovat osa käyttöehtoja ja täyttävät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan vaatimukset. Seura hyväksyy ehdot palvelussa, kun se ottaa joukkueominaisuudet käyttöön. Sähköinen hyväksyntä vastaa allekirjoitusta. Allekirjoitetun kappaleen saa pyytämällä osoitteesta info@wingmen.fi.

1. Osapuolet ja roolit

Käsittelijä: Wingmen Oy, Y-tunnus FI25215542, Helsinki.

Rekisterinpitäjä: käyttöönotossa nimetty seura. Jos seura on rekisteröity yhdistys tai yritys, tämä oikeushenkilö on rekisterinpitäjä. Jos joukkueen takana ei ole rekisteröityä organisaatiota, ehdot hyväksynyt henkilö on rekisterinpitäjä omissa nimissään, koska rekisteröimätön ryhmä ei voi saada nimiinsä oikeuksia eikä velvollisuuksia (yhdistyslaki 58 §).

Ehdot hyväksyvä henkilö vakuuttaa, että hänellä on oikeus hyväksyä ne nimetyn seuran puolesta. Jos nimettyä seuraa ei ole tai se ei ole valtuuttanut häntä, ehdot sitovat häntä henkilökohtaisesti ja hän vastaa seurauksista.

Wingmen Oy on itsenäinen rekisterinpitäjä valmentajatilien, tilausten, laskutuksen, julkisen harjoitesisällön ja palvelun oman analytiikan osalta. Tämä käsittely on kuvattu tietosuojaselosteessa, eivätkä nämä ehdot koske sitä.

2. Mitä käsitellään

Käsittelyn kohde: urheilujoukkueen kokoonpanon, aikataulun ja läsnäolojen hallinta.

Tarkoitus: seuran valmentajat voivat kutsua pelaajia, huoltajia ja toimihenkilöitä, julkaista tapahtumia, kerätä osallistumisvastauksia ja lähettää muistutuksia.

Rekisteröidyt: pelaajat, heidän huoltajansa, valmentajat ja muut joukkueen toimihenkilöt. Moni pelaaja on lapsi.

Tietoryhmät: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, pelinumero, joukkue ja rooli, huoltajasuhde, osallistumisvastaukset, läsnäolomerkinnät sekä seuran kirjaamat tapahtumatiedot. Palvelua ei ole suunniteltu erityisille henkilötietoryhmille (9 artikla). Seura ei saa kirjata terveystietoja, vammoja, ruokavalioita, diagnooseja tai vastaavia tietoja mihinkään, ei myöskään vapaisiin tekstikenttiin.

Kesto: niin kauan kuin seura käyttää joukkueominaisuuksia, sekä kohdan 9 mukainen poistoaika.

3. Seuran velvollisuudet

Seura päättää, mitä tietoja kirjataan ja miksi. Seura vastaa siitä, että

• jokaisen henkilön tietojen käsittelylle on laillinen peruste
• pelaajille ja huoltajille on kerrottu käsittelystä, esimerkiksi seuran omalla tietosuojaselosteella
• palveluun viedään vain toiminnan vaatimat tiedot ja ne pidetään ajan tasalla
• kullakin valmentajalla on pääsy vain omiin joukkueisiinsa
• joukkueesta lähteneet henkilöt poistetaan
• tietosuojayhteyshenkilön sähköpostiosoite pidetään ajan tasalla

4. Käsittely dokumentoitujen ohjeiden mukaan

Wingmen Oy käsittelee tietoja vain seuran dokumentoitujen ohjeiden mukaan. Nämä ehdot, käyttöehdot ja seuran käyttäjien palvelussa tekemät toimet ovat nämä ohjeet. Jos Wingmen Oy katsoo ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa asiasta seuralle ennen ohjeen noudattamista. Wingmen Oy ei käytä joukkuetietoja omiin tarkoituksiinsa, markkinointiin, kokonaislukumääriä tarkempaan tuoteanalytiikkaan eikä tekoälymallien syötteenä. Jos unionin tai jäsenvaltion laki edellyttää muunlaista käsittelyä, Wingmen Oy ilmoittaa siitä seuralle etukäteen, ellei laki kiellä ilmoittamista.

5. Salassapito

Tuotantotietoihin pääsevät vain ne Wingmen Oy:n henkilöt, joiden työ sitä edellyttää. Jokaista heistä sitoo sopimukseen tai lakiin perustuva salassapitovelvollisuus.

6. Tietoturva

Wingmen Oy toteuttaa 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ottaen huomioon uusimman tekniikan, kustannukset ja rekisteröidyille aiheutuvan riskin. Näitä ovat tällä hetkellä muun muassa: siirrettävän tiedon salaus, palomuurilla ja pääsynhallinnalla suojattu tietokanta, salasanojen tallennus vain suojatussa muodossa, palvelun sisäinen roolipohjainen pääsy niin, että seuran toimihenkilöt näkevät seuran joukkueet ja henkilöt ja huoltaja vain sen joukkueen, johon oma lapsi on liitetty, päivittäiset rajoitetun ajan säilytettävät varmuuskopiot sekä virheseuranta, josta henkilötiedot on poistettu. Toimenpiteet kehittyvät ajan myötä. Ajantasainen kuvaus on tietosuojaselosteessa.

7. Alikäsittelijät

Seura antaa yleisen luvan alikäsittelijäsivulla lueteltujen alikäsittelijöiden käyttöön. Jokaista sitoo kirjallinen sopimus, jossa on samat tietosuojavelvoitteet kuin näissä ehdoissa, ja Wingmen Oy vastaa seuralle heidän työstään. Wingmen Oy ilmoittaa seuralle vähintään 30 päivää ennen joukkuetietoja käsittelevän alikäsittelijän lisäämistä tai vaihtamista. Seura voi vastustaa muutosta perustellusta syystä tämän ajan kuluessa. Jos erimielisyyttä ei saada ratkaistua, seura voi lopettaa joukkueominaisuuksien käytön ja saada tietonsa poistetuksi tai palautetuksi. Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuvat tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

8. Seuran avustaminen

Rekisteröityjen oikeudet. Jos pelaaja tai huoltaja ottaa tietojaan koskevassa asiassa yhteyttä suoraan Wingmen Oy:hyn, Wingmen Oy välittää pyynnön viipymättä seuran tietosuojayhteyshenkilölle ja auttaa seuraa vastaamaan. Seura voi itse korjata henkilön tiedot ja poistaa henkilön joukkueistaan palvelussa, jolloin seuran kirjaamat yhteystiedot, osallistumisvastaukset ja läsnäolomerkinnät poistuvat. Wingmen Oy toimittaa pyynnöstä jäljennöksen henkilön tiedoista ja poistaa tilin, jolla ei ole muuta seuraa.

Tietoturvaloukkaukset. Wingmen Oy ilmoittaa joukkuetietoja koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta seuran tietosuojayhteyshenkilölle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa ja viimeistään 48 tunnin kuluessa, ja antaa tiedot, jotka seura tarvitsee omaan 33 artiklan mukaiseen ilmoitukseensa.

Vaikutustenarvioinnit. Wingmen Oy antaa seuralle tietosuojaa koskevaa vaikutustenarviointia tai ennakkokuulemista varten tarvittavat tiedot siltä osin kuin ne koskevat palvelua.

9. Poistaminen ja palauttaminen

Seura voi poistaa kenet tahansa joukkueistaan palvelussa milloin tahansa, jolloin seuran hänestä kirjaamat ja keräämät tiedot poistuvat. Poistaminen toimii tilauksen tilasta riippumatta. Kun seura lopettaa joukkueominaisuuksien käytön tai sulkee tilinsä, Wingmen Oy poistaa joukkuetiedot 90 päivän kuluessa, ellei seura pyydä ensin jäljennöstä tai laki edellytä tietojen säilyttämistä.

Kun seuran ainoa valmentaja poistaa oman tilinsä, seura ja kaikki sen joukkuetiedot poistuvat heti. Poistoa ei voi perua, joten jäljennös on pyydettävä ennen sitä. Jos seurassa on muita valmentajia, seura jatkaa ja lähtevän valmentajan harjoitteet ja harjoitussuunnitelmat siirtyvät seuran ylläpitäjälle.

Poistetut tiedot häviävät varmuuskopioista 24 kuukauden kuluessa.

10. Tarkastukset

Wingmen Oy antaa saataville tiedot, joilla näiden ehtojen noudattaminen voidaan osoittaa. Seura voi tarkastaa noudattamisen itse tai salassapitoon sitoutuneen tarkastajan avulla kerran kahdessatoista kuukaudessa tai tietoturvaloukkauksen jälkeen, 30 päivän kirjallisella ilmoituksella, työaikana ja häiritsemättä palvelua muille seuroille. Wingmen Oy voi ensin tarjota samat asiat kattavan kirjallisen selvityksen tai tunnustetun kolmannen osapuolen arvioinnin.

11. Virheelliset tiedot ja käytön rajoittaminen

Jos käyttöönotossa annetut seura- tai yhteystiedot ovat virheellisiä tai keksittyjä, Wingmen Oy voi rajoittaa joukkueominaisuuksien käyttöä, kunnes tiedot on korjattu. Tietojen poistaminen on mahdollista myös rajoituksen aikana.

12. Vastuu

Käyttöehtojen vastuunrajoitus koskee myös näitä ehtoja, ellei GDPR:stä muuta johdu. Kumpikin osapuoli vastaa sille omista rikkomuksistaan määrätyistä hallinnollisista seuraamusmaksuista.

13. Voimassaolo ja muutokset

Ehdot ovat voimassa hyväksymisestä alkaen niin kauan kuin seura käyttää joukkueominaisuuksia, ja kohtien 5 ja 9 velvoitteet jäävät voimaan sen jälkeenkin. Wingmen Oy voi päivittää ehtoja lain tai palvelun muuttuessa. Merkittävistä muutoksista kerrotaan palvelussa, ja käytön jatkaminen muutoksen jälkeen tarkoittaa hyväksyntää. Ehtoihin sovelletaan Suomen lakia, ja riidat käsitellään Helsingin käräjäoikeudessa.

Yhteystiedot

Tietosuoja-asiat: info@wingmen.fi.